Portail web de réservation

Le site sportif, de loisirs, touristique ou culturel dispose d’un portail web de consultation et réservation de son offre auprès des groupes et scolaires, disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.  Le service réservation réduit drastiquement l’accueil téléphonique. Les formalités d’organisation et d’administration jusqu’au jour de l’accueil du groupe sont fluidifiées. Le canal de prise en charge par téléphone d’une réservation cohabite avec la solution en ligne, et dispose des mêmes automatismes.

Espace dédié sécurisé

L’organisateur accède à un portail sécurisé de vente en ligne dédié à la réservation de groupe. En conformité avec les dispositions de la RGPD, il crée ou utilise un compte nominatif à partir de son numéro SIRET, RNE ou RNA afin d’identifier l’entité publique ou privée et d’associer les coordonnées aux référentiels nationaux.

Consultation • disponibilités • réservation

Le catalogue des visites, activités et prestations complémentaires (repas, animations, audio guide, etc.) est parcouru par thématique, niveau scolaire ou tout autre critère. Les dates et horaires disponibles sont présentées en temps réel. La demande de réservation peut être complétée par toute demande particulière, ajout de forfait, choix d’options. Les jauges et planning des ressources du site sont alors actualisés.

Traitement et validation

L’application informe l’organisateur par mail automatique à chaque étape du traitement (prise en charge, modification ou annulation, confirmation ou rejet). Le service des réservations instruit informatiquement la liste des demandes en attente. Une action unique permet la confirmation d’une demande par le service.

Accueil du groupe

Le jour de la visite, le mandataire de caisse consulte la liste des réservations attendues et accède au dossier de réservation. L’accès par la lecture du code barre présent sur le document de confirmation est également possible. Le mandataire de caisse ajuste si nécessaire la composition du groupe indiquée dans le dossier de réservation, peut ajouter ou supprimer des prestations puis valide le dossier. Le point d’encaissement peut également éditer une attestation de visite à signer par l’organisateur et à remettre au régisseur.

Traitement en régie de recettes

La validation de la transaction déclenche la création de facture correspondante. Selon configuration et habilitation, l’émission de la facture peut être immédiate, remise en main propre par le mandataire de caisse et, éventuellement, adressée par mail à l’organisateur. Dans ce cas, elle peut être, à 0 euro auto-acquittée, à acquitter immédiatement ou de façon différée pour les tiers en compte identifiés en régie de recettes.

L’application de caisse dialogue avec le système de facturation, le service facturier correspondant, le portail de télé-paiement et la comptabilité de régie de recettes pour alimenter les bordereaux de créances (droit au constaté) ou d’encaissement.

Analyse de la fréquentation

La validation en caisse du dossier de réservation et la possibilité d’ajouter la composition réelle du groupe (participants, accompagnants, adultes, enfants, etc.) alimente en détail la fréquentation et son analyse par segment de public.

Portail web dédié groupes et scolaires

L’accès nécessite la création d’un compte rattaché à une personne morale au moyen d’un SIRET, du numéro UAI/RNE ou du numéro RNA. L’application raccordée aux API de l’INSEE, du Ministères de l’Éducation Nationale et du Ministère de l’Intérieur s’assure de la qualité des informations fournies. Les réservations sont centralisées par personnes morales (écoles, sociétés, associations…) afin de connaitre le public attendu et s’assurer des conditions d’accueil.

Composition du catalogue

Une interface simple et intuitive permet de réaliser et d’articuler sous forme d’arborescence hiérarchique le catalogue des parcours, visites, ateliers, animations ou activités proposés à la réservation en ligne auprès des groupes, des scolaires ou des professionnels.

L’arborescence du catalogue facilite la consultation, guide la mise en page et permet de poser des critères de recherches adaptés à la typologie des groupes. Les pages d’informations et de présentations pré-établies sont composées facilement avec des textes et visuels.

Chaque prestation proposée au catalogue est associée à une description, un visuel, un planning de ressources ainsi que des critères de sélection personnalisables tels que la thématique, le niveau scolaire, les handicaps, les âges, le type de public, etc. Une même prestation peut se classer à plusieurs endroits selon qu’elle s’adresse à des publics différents. Le classement structure l’offre en fonction des spécificités de chaque public.

Publication

Une fois publié, le catalogue reste sous le contrôle du site (ouverture et fermeture partielle ou totale du portail, périodes d’ouverture, restriction à une certaine catégorie de public, droit à la création de compte utilisateur). Chaque élément composant l’offre possède un calendrier de disponibilité individuel. Des offres peuvent être valables qu’à certaines périodes, retirées ou remises en ligne à la convenance de l’administrateur du site.

Gestion des ressources

L’application gère et planifie les moyens matériels et humains mis à disposition du groupe lors de sa visite (salles, conférenciers, équipements sportifs, mallettes pédagogiques, formateurs, documentation, etc.). Ces ressources, limitées, s’associent à des attributs aussi divers que  jauge (salle), langue parlée (conférencier), spécialité (petite enfance), brevet sportif (encadrement), etc. afin d’affiner les demandes de réservation en ligne. Le système de réservation recense et catégorise les ressources disponibles pour créer leurs plannings et traiter leurs affections.

Planning • Jauge • Contingent

La création de planning par ressources de type bâtiment, espace, salle, équipement sportif, etc. se réalise rapidement. La génération de séries de dates, périodes, de contingent et d’horaires proposés à la réservation est facilitée par l’interface. La jauge et la composition de chaque créneau s’actualise en permanence au fil des actions en ligne ou sur site.

Affectation des ressources

Les ressources peuvent être affectées par défaut à des créneaux de réservation ouverts auprès du public groupe, scolaire ou professionnel. L’affectation manuelle par le service en charge des groupes peut tenir compte de contraintes complexes.

Une interface ergonomique, basée sur des codes couleur rend l’affectation intuitive. L’attribution entre ressource et planning est réalisée par simple glisser-déposer sur chaque créneau. Les informations relatives au groupe sont consultables lors de l’affectation permettant d’affiner la sélection des ressources. Pour sécuriser les agendas, seules les ressources disponibles sur la totalité du créneau peuvent être déposées sur le planning.

Edition et diffusion des plannings

Un planning détaillé est disponible pour chaque ressource, ou groupe de ressources, sur une journée ou une période donnée. Les informations et coordonnées relatives aux groupes attendus sont mentionnées. Les plannings peuvent être automatiquement adressés par mail à un groupe de ressources (conférenciers, animateurs).