Interface graphique

L’administration d’un site de régies se présente sur une interface totalement graphique. La totalité des paramétrages est réalisée au travers de cette interface intuitive conçue afin de rendre l’administrateur de l’application totalement autonome.

L’application permet de créer une arborescence calquée sur l’organigramme de la collectivité. L’organigramme représente le classement par services, des régies, des sous-régies, des points d’encaissement et des pôles de facturation à administrer.

Gestion de l’organigramme des régies

L’administrateur crée,  modifie, et archive sans limite les éléments de l’organigramme tels que les régies, les sous-régies, les points d’encaissement et les pôles de facturation. Des menus contextuels apparaissent d’un simple clic sur l’élément de l’organigramme à créer ou à actualiser. Ces dialogues permettent de gérer les moyens d’encaissement, de décaissement, les natures de recettes ou de dépenses, de personnaliser des éditions, d’activer ou désactiver des fonctionnalités.

Gestion des comptes utilisateurs

Le nombre d’utilisateurs n’est pas limité. Au moyen de l’interface graphique l’administrateur crée, actualise, active ou inactive les comptes nominatifs des utilisateurs. Des droits et des habilitations sont attribués à chacun en fonction de son arrêté de nomination ou son droit d’accès hiérarchique. La situation des comptes et leur utilisation peut être vérifié à tout moment.

Modèles d’actes

Les modèles d’actes sont des documents bureautique standards (Microsoft Word ou Excel ou bien OpenOffice/LibreOffice Writer ou Calc). Des mots, des segments du paragraphe ou des paragraphes entiers peuvent être désignés comme variable au moyen de balises (nom de la régie, adresse, natures de recettes, moyen de paiement…). Lorsque le projet d’acte est généré, ces balises sont remplacées par leurs valeurs collectées dans les paramètres de la régie.

Des balises intelligentes permettent d’afficher ou non des paragraphes en fonction d’une valeur et de réaliser automatiquement des accords ou bien de générer des tableaux récapitulatifs des sous-régies ou des listes de signatures des mandataires.

Pile réglementaire

Selon la nature du document, l’acte rejoindra une pile réglementaire. Les actes de création, de modification, de suppression, de nomination et de fin de fonction sont identifiés et peuvent être rappelé dans des actes sous-jacents (par exemple rappel d’un acte de création dans un acte de nomination).

Suivi des actes

Avec chaque modèle de document, un circuit de validation des actes est défini. Les différentes étapes du circuit sont suivies dans l’application et visualisable dans un tableau récapitulatif. En fonction de la nature du document, la grille de suivi proposera le recueil de l’avis conforme du Trésor, le transfert au contrôle de légalité, les signatures ou toute autre étape propre à la collectivité (finances, RH…).

Une fois signé, le document final peut être intégré. Il sera alors directement accessible par le régisseur depuis l’application.

Cautionnement et IR – Régie

L’application rassemble l’intégralité des opérations comptables annuelles d’un ensemble de régies. Les informations sont centralisées, traitées et comparées au barème légal en application. A partir des fonds maniés, de l’avances maximale et du fonds de caisse, le logiciel propose un niveau du cautionnement et un montant de l’IR calculés selon la réglementation en vigueur.

Les régies temporaires et les majoration d’IR sont également prises en charge. Les valeurs calculées peuvent être comparées à tout moment aux valeurs en cours afin de pouvoir les ajuster.

Cautionnement, IR et NBI – Personnels

En fonction du temps effectif d’activité, l’application propose une répartition du montant de l’IR en cours entre les régisseurs titulaires et leurs suppléants.

Pour chaque régisseur, l’application propose un montant de NBI en faisant masse entre les fonds des différentes régies qui ouvrent droits à la NBI et dont il est responsable.

Pour chaque régisseur et pour chacune des régies dont il a la charge, il est possible de suivre l’état du cautionnement en enregistrant le type de cautionnement, l’attestation de paiement de l’Association Française de Cautionnement Mutuel (AFCM) ou le récépissé de paiement de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), ainsi que l’attestation d’assurance.

Supervision transversale

L’application fournit un tableau de bord paramétrable restituant un grand nombre d’indicateur sanitaires r à elatifs l’état de la régie (dernier titre, dernier mandat, dernier versement, dernière connexion, situation des encaisses fiduciaires et consolidée, dossiers en cours non soldées…).

Les régies présentant des anomalies sont visuellement identifiées. En cas d’anomalie persistante, le gestionnaire de notification peut alerter par mail.

Contrôle des régies facilité

L’application permet d’accéder pour chaque régie à l’ensemble des données disponibles. D’autres informations viennent compléter la situation sanitaire complète : mandataires et régisseurs habilités par l’application, actes administratif, titre, application de la délibération tarifaire, liste des mandats et des titres avec leur pièces justificatrices, dossiers en cours (déficits, excédents, impayés…)

Un rôle Consultation permet à des agents habilités de se connecter à une régie, et d’éditer les états de développements des soldes de la balance, le détail des journaux de recettes et de dépenses, les états de valeurs inactives, les quittanciers et toutes les autre pièces de la régie stockées dans l’armoire électronique.

L’application étant fournie exclusivement en mode SaaS, l’administrateur peut fournir à la Trésorerie des comptes de Consultation et de Supervision afin de leur permettre de cibler et de préparer en amont leurs opérations de contrôle.