Apprentissage immédiat

L’interface minimaliste, les codes couleurs, les touches articles et les moyens de règlement à l’écran simplifient la formation du mandataire de caisse. L’ergonomie intuitive type « grand public » et la prise en charge d’écran tactile rendent l’application encore plus accessible. Le ticket de caisse (justificatif de recette) se compose à l’écran lors de la saisie. Les catégories d’articles, de prestations ou d’activités sont clairement identifiables grâce à des menus et sous-menus.

Délibération tarifaire

Le gestionnaire de délibérations tarifaires constitue un référentiel transverse. Il assure la gestion des produits et tarifs disponibles dans l’ensemble des applications de la gamme, incluant leur période de validité, leur nature de recette et leur rattachement comptable en régie. En caisse, chaque touche article est associée à une ligne de la délibération.

Encaissement guidé

L’application pilote les périphériques et la monétique. Le dialogue avec le terminal de paiement (TPE) évite les erreurs et les manipulations. Le type de carte bancaire, identifié en mode contact ou sans contact, facilite le rapprochement bancaire. Le règlement déclenche l’ouverture du tiroir-caisse. Un justificatif d’encaissement détaillé, conforme aux dispositions légales, est édité ou adressé par courrier électronique ou SMS.

Comptabilité de régie de recettes

À la suite de chaque encaissement, la caisse alimente l’écriture comptable en tenant compte de la nature des recettes et des bordereaux d’encaissement. Par journée comptable, par caisse et par mandataire, le régisseur vérifie et valide dans sa comptabilité les bordereaux détaillés pré-établis.

Guichet unique

En lien avec la solution logicielle de facturation, la caisse accède aux factures en attente de règlement émises par les différents services. Le recouvrement et la comptabilité de régie de recettes sont automatiquement renseignés dès l’encaissement.

Ventes et gestion de stock

La caisse est l’interface de vente du logiciel de gestion commerciale de boutique. Le catalogue de produits, et le visuel optionnel associé à chacun d’eux, est clairement compréhensible sous forme de menus et sous menus. La lecture code barre des articles est disponible. La transaction actualise le stock en temps réel, et le mandataire peut visualiser l’état des stocks sur plusieurs sites.

Activités et droits d’entrée

L’application de caisse permet d’opter pour une billetterie physique simplifiée et économique pour la vente d’activités ou de droits d’entrée avec ou sans contre marque de contrôle d’accès éditée à la suite du ticket.
Associée à l’application de billetterie étendue, la caisse pilote des imprimantes pour billet décoré cartonné, délivre des réservations de billets datés, analyse la fréquentation, réalise du contrôle d’accès d’abonnement, de billet électronique ou de billet à entrées multiples. Après règlement, un sondage peut compléter la transaction.

Accueil de groupes et scolaires

En complément du système de réservation pour groupes, scolaires ou professionnels, la caisse accède aux dossiers de réservation, actualise le détail exact des participants, des accompagnants ou des prestation complémentaire afin de renseigner la fréquentation, puis réaliser l’encaissement immédiat du dossier ou le transférer au logiciel de facturation pour émission.

Fonctionnalités métier transverses

Un ticket de caisse peut être converti, à la demande, en facture institutionnelle. L’enregistrement des consommations de produits ou de services sur un compte client, en vue d’une facturation périodique globale, est possible. Une transaction peut être validée par l’émission d’une facture à l’attention d’un client « en compte », préalablement identifié. Dans le cadre d’activités telles que la vente au détail, la restauration ou la location, un ticket de caisse peut être mis en attente puis complété ou encaissé ultérieurement.

Securité des transactions

L’interface ergonomique de caisse sécurise les transactions et facilite la tâche du mandataire. Les articles proposés sont issus d’un référentiel de délibération tarifaire et les modes de règlement encadrés minimisant les erreurs. Le pilotage du terminal carte bancaire évite la re-saisie, source potentielle d’erreurs. Les titres spéciaux de paiement (ANCV, Pass culture, etc.) sont de montants ou multiples définis. L’application ne valide l’encaissement qu’après un contrôle de cohérence comptable.

Traçabilité des opérations de caisse

L’accès nominatif et sécurisé à l’application permet d’assurer l’enregistrement intangible et horodaté de chaque opération. Toute correction ou annulation est historisée afin d’assurer la chaîne de contrôle. Autorisées sur décision du régisseur, les opérations de duplicata, d’annulation ou d’abandon en caisse nécessitent la saisie d’un motif. Les corrections de quantités ou d’articles sont indiquées même sur un ticket en cours de saisie. Chaque ticket de caisse porte l’identifiant codé du mandataire qui l’a émis.

États de caisse détaillés

L’application génère des états de caisse périodiques, globaux ou détaillés par sites, journées et mandataires. En pièces justificatives à l’émission du titre de recettes, le journal de caisse présente les modes de paiement et les natures de recettes constatées, tandis que le journal des ventes certifie l’application de la délibération tarifaire. Le journal des anomalies retrace l’historique détaillé des opérations de caisse exceptionnelles. Un quittancier, à l’instar d’un carnet à souches manuel, peut être édité.

Instruction comptable de 2006

Le fonctionnement du logiciel et les mentions figurant sur le justificatif de caisse remis au débiteur sont conformes aux exigences de l’instruction codificatrice de 2006 relative aux collectivités. Notamment, les mentions relatives à l’identification de la collectivité, à la nature des recettes et au détail du ou des encaissements, avec le nominatif si nécessaire, sont présentes. Le rendu de monnaie pour contrôle est également mentionné.

Conformités du logiciel d’encaissement

L’application respecte les dispositions de l’article 3° bis du I de l’article 286 du Code Général des Impôts misent en application en 2018, rendant obligatoire l’utilisation d’un logiciel d’encaissement satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration.

Le cahier des charges décrit dans le Bulletin Officiel des Impôts BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803, texte à l’origine de la norme NF525, est respecté. La notion de « carbone électronique » enregistre de façon autonome et inaltérable toutes les données requises pour la création du ticket de caisse. La numérotation est unique, non modifiable, et le chainage cryptographique sécurise la suite des pièces comptables. La conservation des données est assurée en mode SaaS. Les corrections sur le ticket en cours de saisie sont mentionnées en clair.

Dans le respect de la loi 2020-105 du 10 février 2020, concernant l’interdiction de l’impression systématique des tickets de caisse, l’application propose également l’envoi par mail ou SMS du justificatif.