Apprentissage immédiat

Interface minimaliste, codes couleurs, touches articles et moyens de règlement à l’écran, réduisent et simplifient la formation du mandataire de caisse. L’ergonomie intuitive de type « borne grand public » et la prise en charge d’écran tactile rendent l’application encore plus accessible. Le ticket de caisse (justificatif de recette) se compose à l’écran en même temps que la saisie. Les catégories d’articles, de prestations ou d’activités sont clairement identifiables par menus et sous menus.

Délibération tarifaire

Le gestionnaire de délibérations tarifaires est un référentiel transverse. Il gère les produits et tarifs disponibles dans toutes les applications de la gamme, leur période de validité, leur nature de recette et leur rattachement comptable en régie. En caisse, chaque touche article est liée à une ligne de la délibération.

Encaissement guidé

L’application pilote les périphériques connectés. La caisse dialogue avec le terminal CB évitant erreurs et manipulations. Le type de carte bancaire, détecté avec ou sans contact, facilite l’état de rapprochement bancaire. L’encaissement déclenche l’ouverture du tiroir caisse. Un justificatif d’encaissement détaillé, conforme aux dispositions légales, est édité ou adressé par mail ou SMS.

Comptabilité de régie de recettes

Après chaque encaissement, la caisse alimente l’écriture comptable ventilée par nature de recettes et par bordereaux d’encaissement. Par journée comptable, par caisse et par mandataire, le régisseur contrôle et valide dans sa comptabilité les bordereaux détaillés ainsi pré-établis.

Guichet unique

En lien avec la solution logicielle de facturation, la caisse accède aux factures en attente de règlement émises par les différents services. Le recouvrement et la comptabilité de régie de recettes sont automatiquement renseignés dès l’encaissement.

Ventes et gestion de stock

La caisse est l’interface de vente du logiciel de gestion commerciale de boutique. Le catalogue de produits, et le visuel optionnel associé à chacun d’eux, est clairement compréhensible sous forme de menus et sous menus. La lecture code barre des articles est disponible. La transaction actualise le stock en temps réel, et le mandataire peut visualiser l’état des stocks sur plusieurs sites.

Activités et droits d’entrée

L’application de caisse permet d’opter pour une billetterie physique simplifiée et économique pour la vente d’activités ou de droits d’entrée avec ou sans contre marque de contrôle d’accès éditée à la suite du ticket.
Associée à l’application de billetterie étendue, la caisse pilote des imprimantes pour billet décoré cartonné, délivre des réservations de billets datés, analyse la fréquentation, réalise du contrôle d’accès d’abonnement, de billet électronique ou de billet à entrées multiples. Après règlement, un sondage peut compléter la transaction.

Accueil de groupes et scolaires

En complément du système de réservation pour groupes, scolaires ou professionnels, la caisse accède aux dossiers de réservation, actualise le détail exact des participants, des accompagnants ou des prestation complémentaire afin de renseigner la fréquentation, puis réaliser l’encaissement immédiat du dossier ou le transférer au logiciel de facturation pour émission.

Fonctionnalités métier transverses

Le point d’encaissement permet de transformer un ticket de caisse en facture institutionnelle à la demande. L’enregistrement de consommation de produits ou services sur un compte client pour facturation périodique globale est réalisable. Une transaction peut être validée par l’émission d’une facture à l’attention d’un client « en compte » identifié et agréé en régie. Dans les activités de boutique, restauration ou location, un ticket de caisse peut être mis en attente puis complété ou encaissé à postériori.

Securité des transactions

Facilitant la tâche du mandataire de caisse, l’interface de caisse sécurise les transactions en proposant des articles issu d’un référentiel de délibération tarifaire et de modes de règlement à ergonomie préventive. Le pilotage du terminal carte bancaire évite l’erreur de la re-saisie. Les titres spéciaux de paiement (ANCV, Pass culture, etc.) sont de montants ou multiples définis. L’application ne valide l’encaissement qu’après contrôle de cohérence comptable.

Traçabilité des opérations de caisse

L’accès nominatif et sécurisé à l’application permet d’assurer l’enregistrement intangible et horodaté de chaque opération. Toute correction ou annulation est historisée pour assurer la chaîne de contrôle. Autorisées sur décision du régisseur, les opérations de duplicata, annulation ou abandon en caisse nécessitent la saisie d’un motif. Les corrections de quantités ou d’articles sont indiquées même sur un ticket en cours de saisie. Chaque ticket de caisse porte l’identifiant codé du mandataire qui l’a émis.

États de caisse détaillés

L’application produit des états de caisse périodiques, globaux ou ventilés par sites, journées et mandataires. Pièces justificatives à l’appui de l’émission du titre de recettes, le journal de caisse présente les modes de règlements et les natures de recettes constatées, le journal des ventes certifie l’utilisation de la délibération tarifaire. Le journal des anomalies retrace l’historique détaillée des opérations de caisse inhabituelles. Un quittancer, à l’image d’un carnet à souches manuel, peut être édité.

Instruction comptable de 2006

Le mode de fonctionnement du logiciel et les mentions portées sur justificatif de caisse remis au débiteur sont conformes aux exigences de l’instruction codificatrice de 2006 pour les collectivités. En particulier les mentions d’identification de la collectivité, de la nature des recettes et du détail du ou des encaissements, nominatif si nécessaire. Le rendu de monnaie pour contrôle est également mentionné.

Conformités du logiciel d’encaissement

L’application respecte les dispositions de l’article 3° bis du I de l’article 286 du Code Général des Impôts misent en application en 2018, rendant obligatoire l’utilisation d’un logiciel d’encaissement satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration.

Le cahier des charges décrit dans le Bulletin Officiel des Impôts BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803, texte à l’origine de la norme NF525, est respecté. La notion de « carbone électronique » enregistre de façon autonome et inaltérable toutes les données requises pour la création du ticket de caisse. La numérotation est unique, non modifiable, et le chainage cryptographique sécurise la suite des pièces comptables. La conservation des données est assurée en mode SaaS. Les corrections sur le ticket en cours de saisie sont mentionnées en clair.

Dans le respect de la loi 2020-105 du 10 février 2020, concernant l’interdiction de l’impression systématique des tickets de caisse, l’application propose également l’envoi par mail ou SMS du justificatif.