Décaissements au quotidien

L’application prend en charge les modes de décaissement et automatise les jeux d’écritures comptables propres à chacun d’eux. Les règlements de dépenses par numéraire, carte bancaire, chèque ou virement sont pris en charge. La régie peut également enregistrer des Tiers et leurs IBAN afin de générer de façon autonome des flux SEPA de virement.

Journal Grand Livre • Balance

Une saisie intuitive et guidée permet l’enregistrement régulier des décaissements associés aux Tiers bénéficiaires et aux natures de dépenses détaillées. Le suivi analytique des opérations peut être activé. Les opérations sont regroupées, par mode de paiement, en bordereaux de décaissements quotidiens . Les bordereaux alimentent Journal Grand Livre et Balance comptable, tenus en partie double.

Opérations périodiques

L’opération périodique d’approvisionnement de la caisse est guidée. Les demandes de reconstitution de l’avance sont pré-établies et facilitées. Le suivi du Compte de Dépôt de Fonds au Trésor (CDFT), des montants en débit ou crédit attendu, est piloté, permettant un état de rapprochement bancaire régulier. A chaque étape, les états justificatifs comptables nécessaires sont proposées au régisseur.

Dématérialisation

Tout état comptable peut être pré-visualisé à l’écran puis généré en format PDF natif. Une armoire électronique des document conserve et archive l’ensemble des documents produits par la régie de dépenses. Ils sont accessibles à tout instant en format numérique à partir d’une date comptable.

Assistants comptables

Des assistants logiciels, accessibles par menu contextuel, permettent de traiter les incidents ou anomalies comptables. Les rejets, les dépenses annulées, les trop ou pas assez payé sont retranscrits selon les règles d’écriture de l’instruction, isolés et identifiés par dossier afin d’en assurer la justification et le suivi pour régularisation.

Particularités de régie

Un ensemble de fonctions étendues permet le suivi comptable de régie complexe ou critique. La prise en charge des saisies détaillant la TVA, les demandes de reconstitution d’avance multi-budgets, les avances numéraires à des mandataires ou le classement analytique des opérations sont implémentés.

Reconstitution d’avance

Les demandes pré-établies de reconstitution de l’avance, correspondent à un regroupement de dépenses sur une période ou un classement de celles-ci par dossiers. Le mandat, associé à chaque demande, se présente en crédit attendu dans le suivi du compte bancaire de la régie.

Traçabilité des opérations

L’accès nominatif et sécurisé à l’application permet d’assurer l’enregistrement intangible et horodaté de chaque opération. Toute correction ou annulation est historisée pour assurer la chaîne de contrôle. Tous les mouvements ou rectifications sont tracés et reportés dans le Journal Grand Livre. Un état des opérations de correction peut être généré.

Vérifications de cohérence

L’application contrôle en temps réel la cohérence comptable de chaque opération. Sens comptable obligatoire de chaque compte de la balance, disponibilités pour versement, cohérence d’opérations liées ou non dénouée sont ainsi vérifiés avant chaque validation.

Contrôle quotidien de régie

Le logiciel place le régisseur en situation de contrôle de régie quotidien, afin de sécuriser sa tenue comptable et cloisonner toute anomalie à une seule journée comptable. La justification du solde de chaque compte de la balance est indiqué par l’application par un simple clic. La clôture définitive d’une journée comptable ne peut se valider sans un décompte justifié des numéraires détenus et du contrôle de cohérence du CDFT par la saisie du dernier solde bancaire reçu et exploité.

Instruction comptable de 2006

Les termes, les comptes du Journal Grand Livre et les jeux d’écritures comptables quotidiens et périodiques mis en oeuvre par l’application, sont conformes à l’instruction codificatrice comptable de 2006, pour les régies de collectivités. Les modèles d’éditions comptables standard proposés sont tous issus des modèles figurant dans les annexes de l’instruction.

Norme SEPA

La norme de dématérialisation des flux bancaires SEPA pour les virements générés par la régies de dépenses est nativement portée par l’application.

Norme PES-v2

Afin d’assurer des projets d’inter-opérabilité de la régie avec des applications tierces publiques, l’enregistrement des coordonnées des tiers bénéficiaires des avances, paiements ou remboursements est strictement conforme à la norme PES.