logiciel web de Facturation destiné aux collectivités
accessible en-ligne, en mode SaaS

Système de facturation à destination des services métiers de la collectivité avec recouvrement centralisé en régie et paiement en ligne.

L’application traite toutes les étapes de facturation, du devis jusqu’aux relances et aux impayés. Chaque service métier de la collectivités peut créer ses factures. Le règlement est centralisé en régie, effectué en comptabilité, en caisse, en ligne ou par prélèvement. Le recouvrement hors régie se réalise par flux ORMC pour des factures associées à un Datamatrix d’identification.

oxygeno | facturation

logiciel de facturation
émission de devis et facturesrecouvrement hors régieou en régie de recettesen caisse ou télé-paiement

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Facturation dédiée aux collectivités

Adaptabilité

Destiné à un ensemble de pôles métiers de collectivité l’application permet de s’adapter aux contraintes de chacun par sa flexibilité. Une personnalisation de haut niveau répond à la la typologie des produits et services facturés complexes ainsi qu’aux exigences de présentation et de mentions sur les documents à produire.

Délibération tarifaire

Le gestionnaire de délibérations tarifaires est un référentiel transverse. Il gère les produits et tarifs disponibles dans toutes les applications de la gamme, leur période de validité, leur nature de recette et leur rattachement comptable en régie. La facturation peut intégrer ces grilles tarifaires définies.

Facturation au constaté

Selon les règles de la DGFiP, une facture est due dès lors qu’elle est émise. Le logiciel assiste le service facturier et le régisseur dans la gestion de la créance depuis l’émission jusqu’au règlement, y compris pour les annulations de facture et les factures impayées. En comptabilité de régie de recettes un compte de disponibilité dédié permet de suivre à tout instant l’encours de facturation.

Facturation à l’encaissé

Dans un souci de simplification, la facturation à l’encaissé peut être mise en place. La régie constate la recette lors du règlement de la facture. L’encours de facturation peut être consulté à tout moment. Les délais de paiement et les impayés sont tracés dans l’application.

Emission égrenée ou par lot

Le système de facturation multi-pôles permet d’émettre des factures au fur et à mesure de leurs créations, à l’unité ou d’en déléguer la saisie à chaque service facturier. Dans ce cas, l’émission des factures est centralisée et réalisé par lot, après avoir vérifié leurs exactitude.

Fonctionnalités innovantes

Relation commerciale

Outil de la relation commerciale entre la collectivité et ses clients, le logiciel prend en charge devis, factures, bons de livraison, avoirs remboursables ou non remboursables, arrhes, acomptes et relevés de consommation. l’application intervient à chaque étape de l’activité et permet de surveiller les délais de validité des offres et le respect des échéances de paiement. Une gestion de tiers étendue identifie et cible clairement les interlocuteurs du service facturier. Destinataires, contacts, adresse de facturation et adresse de livraison sont réunis sous un même organisme.

Raccordement aux API

L’application peut interroger la base SIRENE pour retrouver un tiers depuis sont SIRET, le référentiel du Ministère de l’Education Nationale pour retrouver un établissement d’enseignement depuis sont identifiant UAI/RNE ou encore le référentiel du Ministère de l’Intérieur pour retrouver une association depuis son identifiant RNA.

Facturation intégrée

En lien avec les autres logiciels de la gamme, issue d’un ticket de caisse ou d’un devis, la facture peut être crée directement à partir du point d’encaissement. La réservation de groupes, la vente en boutique ou le système de billetterie peuvent également générer des factures à partir des produits ou services délivrés. Un devis accepté peut être transformé en facture et émettre des bons de livraison à destination des interlocuteurs définis.

Gestionnaire de mails automatisés

A chacune des étapes de l’activité, le gestionnaire de mail intégré facilite les échanges, sécurise le contenu des messages et offre un gain de temps quotidien. Il permet de réaliser et d’utiliser des modèles de mail personnalisés par fusion, de proposer les adresses mails propres au contexte et d’y joindre des documents créés par l’application (factures, devis, bon de livraison, etc.) ou des documents statiques pré-enregistrés (convention, conditions générales de vente, plan d’accès, etc.)

Le haut niveau de personnalisation des documents permet d’adapter l’application aux nécessités du service facturier.

Une armoire électronique des documents historise les devis, factures ou avoirs, ainsi consultables à tout instant en format PDF natif.

Recouvrement en régie de recettes

Régler en régie de recettes

L’encaissement des factures est enregistré en caisse ou directement en comptabilité de régie de recettes. Il permet de délivrer un reçu de paiement. La collectivité peut opter pour le paiement par prélèvement ou le télé-paiement et transmettre automatiquement par mail la facture. En cas de télé-paiement, le reçu est transmis par mail. En cas de prélèvement, les IBANS et les RUM sont suivis par l’application.

Gestion des relances

Passé le délai d’encaissement, le logiciel offre la possibilité de créer des lettres de relance personnalisées par fusion automatique avec rappel des factures impayées. Les lettres de relance peuvent aussi être adressées par messagerie.

Traitement des impayés

Passé le délai supplémentaire accordé à l’occasion de la relance, l’application déclare les factures non réglées impayées.
Pour apurer ces impayés, il est proposé de choisir entre la production d’un flux rôle ORMC, ou générer les pièces justificatives afin de saisir les titres individuels dans l’application de gestion financière de la collectivité. En cas de facturation au constaté, les écritures d’impayées sont automatiquement créées en régie de recettes.

Télé-paiement en régie de recettes

Plateforme de paiement en ligne

L’architecture technique modulaire du portail de télé-paiement s’adapte à la plateforme de paiement en ligne retenue par la collectivité et validée par la DGFiP associée. De façon habituelle les intermédiaires bancaires tels que PayFip (Tipi), Paybox, ou PayZen sont retenus.

Portail de paiement en ligne

La solution de télé-paiement associée au système de facturation fournit, héberge, sécurise et sauvegarde le portail de paiement en ligne. Ce site est commun à toutes les régies de la collectivité ou dédié à une régie précise. Le portail offre des possibilités de personnalisation avancée (logo, images, texte, acceptation des mentions légales, mails de confirmation, etc.)

La facture émise, adressée via courrier ou mail par la collectivité, comporte un talon présentant les modes de règlements acceptés en régie de recettes. Le télé-paiement est mentionné avec le lien URL du portail ainsi que identifiant unique de la facture. L’interface grand public permet un règlement rapide. Le payeur indique ses coordonnées (nom, mail) et identifie sa dette avec l’identifiant de la facture à régler et le montant pour vérification.

Caisse web de régie

Lorsque l’intermédiaire de télé-paiement confirme le paiement, la facture ou la créance passe en statut réglée et génère automatiquement un ticket d’encaissement afin d’alimenter le journal de la caisse web, le quittancier et la comptabilité de la régie. La régie dispose d’une caisse virtuelle web, identique à n’importe quelle autre caisse. Le payeur reçoit le reçu de paiement par messagerie.

Recouvrement hors régie • ORMC – Titre

Flux ORMC

Dans le cas de recouvrement hors régie de recettes, le système de facturation propose  l’extension logicielle permettant de générer un flux normé ORMC et indique, sur le talon  des factures, le visuel Datamatrix permettant le paiement de proximité. Un talon optique de facture et le paiement par prélèvement est également possible avec le flux ORCM.

Le logiciel a reçu la validation du bureau CL2C de la DGFiP pour ses flux ORMC, le Datamatrix et le talon optique.

ORMC, sphère publique

La saisie de la facture est enrichie afin de fournir les informations relatives au service, à l’engagement ou au marché. Le PES-PJ Autonome vient compléter le flux ORMC afin de fournir la facture et d’autres pièce justificative sous forme dématérialisée.

Le logiciel a reçu la validation du bureau CL2C de la DGFiP pour son flux PES PJ Autonome.

Titre individuel de recette

En cas de facturation ponctuelle, la création de facture autonome est réalisable. La facture devient la pièce justificatrice du titre de recettes et doit être saisie ou transmise par flux dans le logiciel de gestion financière de la collectivité.

Le système de Facturation s’intègre à la gamme de logiciels.

Comptabilité, Caisse, Billetterie, Vente en ligne et Télé-paiement, dialoguent et partagent leurs référentiels.

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