Adaptabilité

Destiné à un ensemble de pôles métiers de collectivité l’application permet de s’adapter aux contraintes de chacun par sa flexibilité. Une personnalisation de haut niveau répond à la la typologie des produits et services facturés complexes ainsi qu’aux exigences de présentation et de mentions sur les documents à produire.

Délibération tarifaire

Le gestionnaire de délibérations tarifaires est un référentiel transverse. Il gère les produits et tarifs disponibles dans toutes les applications de la gamme, leur période de validité, leur nature de recette et leur rattachement comptable en régie. La facturation peut intégrer ces grilles tarifaires définies.

Facturation au constaté

Selon les règles de la DGFiP, une facture est due dès lors qu’elle est émise. Le logiciel assiste le service facturier et le régisseur dans la gestion de la créance depuis l’émission jusqu’au règlement, y compris pour les annulations de facture et les factures impayées. En comptabilité de régie de recettes un compte de disponibilité dédié permet de suivre à tout instant l’encours de facturation.

Facturation à l’encaissé

Dans un souci de simplification, la facturation à l’encaissé peut être mise en place. La régie constate la recette lors du règlement de la facture. L’encours de facturation peut être consulté à tout moment. Les délais de paiement et les impayés sont tracés dans l’application.

Emission égrenée ou par lot

Le système de facturation multi-pôles permet d’émettre des factures au fur et à mesure de leurs créations, à l’unité ou d’en déléguer la saisie à chaque service facturier. Dans ce cas, l’émission des factures est centralisée et réalisé par lot, après avoir vérifié leurs exactitude.

Relation commerciale

Outil de la relation commerciale entre la collectivité et ses clients, le logiciel prend en charge devis, factures, bons de livraison, avoirs remboursables ou non remboursables, arrhes, acomptes et relevés de consommation. l’application intervient à chaque étape de l’activité et permet de surveiller les délais de validité des offres et le respect des échéances de paiement. Une gestion de tiers étendue identifie et cible clairement les interlocuteurs du service facturier. Destinataires, contacts, adresse de facturation et adresse de livraison sont réunis sous un même organisme.

Raccordement aux API

L’application peut interroger la base SIRENE pour retrouver un tiers depuis sont SIRET, le référentiel du Ministère de l’Education Nationale pour retrouver un établissement d’enseignement depuis sont identifiant UAI/RNE ou encore le référentiel du Ministère de l’Intérieur pour retrouver une association depuis son identifiant RNA.

Facturation intégrée

En lien avec les autres logiciels de la gamme, issue d’un ticket de caisse ou d’un devis, la facture peut être crée directement à partir du point d’encaissement. La réservation de groupes, la vente en boutique ou le système de billetterie peuvent également générer des factures à partir des produits ou services délivrés. Un devis accepté peut être transformé en facture et émettre des bons de livraison à destination des interlocuteurs définis.

Gestionnaire de mails automatisés

A chacune des étapes de l’activité, le gestionnaire de mail intégré facilite les échanges, sécurise le contenu des messages et offre un gain de temps quotidien. Il permet de réaliser et d’utiliser des modèles de mail personnalisés par fusion, de proposer les adresses mails propres au contexte et d’y joindre des documents créés par l’application (factures, devis, bon de livraison, etc.) ou des documents statiques pré-enregistrés (convention, conditions générales de vente, plan d’accès, etc.)

Réglement en régie de recettes

L’encaissement des factures est enregistré en caisse ou directement en comptabilité de régie de recettes. Il permet de délivrer un reçu de paiement. La collectivité peut opter pour le paiement par prélèvement ou le télépaiement et transmettre automatiquement par mail la facture. En cas de télé-paiement, le reçu est transmis par mail. En cas de prélèvement, les IBANS et les RUM sont suivis par l’application.

Gestion des relances

Passé le délai d’encaissement, le logiciel offre la possibilité de créer des lettres de relance personnalisées par fusion automatique avec rappel des factures impayées. Les lettres de relance peuvent aussi être adressées par messagerie.

Traitement des impayés

Passé le délai supplémentaire accordé à l’occasion de la relance, l’application déclare les factures non réglées impayées.
Pour apurer ces impayés, il est proposé de générer les pièces justificatives afin de saisir les titres individuels dans l’application de gestion financière de la collectivité. En cas de facturation au constaté, les écritures d’impayées sont automatiquement créées en régie de recettes.

Plateforme de paiement en ligne

L’architecture technique modulaire du portail de télé-paiement s’adapte à la plateforme de paiement en ligne retenue par la collectivité et validée par la DGFiP associée. De façon habituelle les intermédiaires bancaires tels que PayFip (Tipi), Paybox, ou PayZen sont retenus.

Portail de paiement en ligne

La solution de télé-paiement associée au système de facturation fournit, héberge, sécurise et sauvegarde le portail de paiement en ligne. Ce site est commun à toutes les régies de la collectivité ou dédié à une régie précise. Le portail offre des possibilités de personnalisation avancée (logo, images, texte, acceptation des mentions légales, mails de confirmation, etc.)

La facture émise, adressée via courrier ou mail par la collectivité, comporte un talon présentant les modes de règlements acceptés en régie de recettes. Le télé-paiement est mentionné avec le lien URL du portail ainsi que identifiant unique de la facture. L’interface grand public permet un règlement rapide. Le payeur indique ses coordonnées (nom, mail) et identifie sa dette avec l’identifiant de la facture à régler et le montant pour vérification.

Caisse web de régie

Lorsque l’intermédiaire de télé-paiement confirme le paiement, la facture ou la créance passe en statut réglée et génère automatiquement un ticket d’encaissement afin d’alimenter le journal de la caisse web, le quittancier et la comptabilité de la régie. La régie dispose d’une caisse virtuelle web, identique à n’importe quelle autre caisse. Le payeur reçoit le reçu de paiement par messagerie.

Facturation métier tierce

La régie de recettes qui dispose d’une application métier tierce qui génère des factures peut également exploiter les fonctionnalités avancées du système de facturation. Les factures tierces sont traduites en tant que créances en régie afin de respecter la notion comptable de droit constaté et d’en assurer le recouvrement.

Intégration de créances en régie

Un module d’intégration de flux, générique et paramétrable, permet d’interpréter des listes d’éléments financiers de factures tierces pour les d’enregistrer en tant que créances en comptabilité de régie de recettes.
La créance peut alors être réglée de façon différée en régie, par tout mode de paiement ou proposée au télépaiement.

Télépaiement

Le gestionnaire de mails évolué adresse au destinataire de la facture une invitation à régler en ligne comportant des identifiants uniques de paiement à utiliser sur le portail de télépaiement de la régie recettes.
La créance se solde et l’écriture d’encaissement est générée lors de la transaction CB d’encaissement en ligne.