Encaissements au quotidien

L’application prend en charge tous les modes d’encaissement et automatise les écritures comptables spécifiques à chacun d’eux. Les modes de paiement électroniques les plus récents (ANCV Connect, Pass culture, Chèque déjeuner etc.) et les monnaies locales, sont également traités. La régie peut enregistrer des tiers et leurs IBAN, puis générer de manière autonome des flux SEPA de prélèvement.

Journal Grand Livre • Balance

Une saisie intuitive et guidée permet l’enregistrement régulier des natures de recettes et de leurs encaissements, en mode global ou détaillé. La TVA, le multi-budget ou le suivi analytique des opérations peuvent être activés. Les opérations sont regroupées, par mode de paiement, en bordereaux d’encaissements quotidiens. Ces derniers alimentent le Journal Grand Livre et la Balance comptable, tenus en partie double.

Opérations périodiques

Les opérations périodiques, telles que le dégagement de chèques, d’espèces ou de titres spéciaux de paiement, sont pré-établies et facilitées. Les opérations de monnaies, avec ou sans transporteur, sont guidées. Le suivi du Compte de Dépôt de Fonds au Trésor (CDFT), des montants en débit ou crédit attendu, ainsi que le recueil des frais bancaires de certaines transactions, sont pilotés, permettant ainsi un état de rapprochement bancaire régulier. À chaque étape, les états justificatifs comptables nécessaires sont proposés au régisseur.

Dématérialisation

Chaque état comptable peut être pré-visualisé à l’écran avant d’être généré en format PDF natif. Une armoire électronique conserve et archive l’ensemble des états comptables produits par la régie des recettes. Ces documents sont accessibles à tout moment en format numérique à partir d’une date comptable donnée.

Assistants comptables

Les assistants logiciels permettent de traiter les incidents et les anomalies comptables. Les rejets, les effets impayés, les déficits, les excédents et les recettes à classer sont transcrits conformément aux règles de l’instruction, puis isolés et identifiés par dossier afin d’en assurer la justification et le suivi en vue de leur régularisation.

Particularités de régie

La TVA, les régies multi-budgets, les recettes pour compte de tiers et la ventilation analytique des recettes sont prises en charge. La gestion, le suivi et le recouvrement des créances sont automatisés. La gestion des valeurs inactives respecte l’Instruction de 2006.

Versements et titre de recettes

Conformément aux pratiques de la DGFiP, les titres de recettes émis correspondent aux recettes constatées sur une période donnée. Les versements et les incidents de paiement sont automatiquement rattachés au titre afin de procéder à son solde. Le régisseur suit l’avancée de l’apurement au fil des versements. Ces derniers sont réalisables à tout moment afin de prévenir le dépassement de l’encaisse autorisée.

Traçabilité des opérations

L’accès nominatif et sécurisé à l’application assure l’enregistrement intangible et horodaté de chaque opération. Toute correction ou annulation est historisée afin d’assurer la chaîne de contrôle. Les mouvements et les rectifications sont intégralement tracés et reportés dans le Journal Grand Livre. Un état des opérations de correction est disponible.

Cohérence comptable

L’application assure un contrôle en temps réel de la cohérence comptable de chaque opération. La nature comptable de chaque compte de la balance, les disponibilités pour versement, ainsi que la cohérence des opérations liées ou non dénouées sont vérifiées avant chaque validation.

Contrôle quotidien de régie

Le logiciel permet au régisseur de contrôler sa régie au quotidien, assurant ainsi la sécurité de sa tenue comptable et limitant toute anomalie à une seule journée comptable. La justification du solde de chaque compte de la balance est affichée par l’application en un clic. La clôture définitive d’une journée comptable ne peut être validée sans un décompte justifié des numéraires détenus et un contrôle de cohérence du CDFT par la saisie du dernier solde bancaire reçu et exploité.

Instruction comptable de 2006

La terminologie, les comptes du Journal Grand Livre et les jeux d’écritures comptables quotidiens et périodiques mis en œuvre par l’application sont conformes à l’instruction codificatrice comptable de 2006, applicable aux régies de collectivités. Les modèles d’éditions standard proposés sont tous issus des modèles figurant dans les annexes de l’instruction.

Collectivité soumise à TVA

La solution assure la conformité à l’article 3° bis du I de l’article 286 du Code Général des Impôts, qui rend obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité répondant à des exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue de contrôles.

Norme SEPA

L’application intègre nativement la norme de dématérialisation des flux bancaires SEPA pour les prélèvements générés par les régies de recettes. Afin de garantir l’interopérabilité de la régie avec des applications tierces publiques, l’enregistrement des données des tiers est strictement conforme à la norme PES.